Абонентское обслуживание компьютеров в Москве

Новый проект: перенос доменов и настройка почтового сервера для нашего клиента

Для одного из наших клиентов мы реализуем масштабный проект по централизации всех почтовых доменов на едином почтовом сервере. На одном устройстве мы объединяем разрозненные домены и почты, которые долгие годы создавались на сторонних сервисах. Компания получит единую прозрачную, функциональную и безопасную почтовую структуру с едиными доменно-учетными записями, возможностью создавать неограниченное количество почт на 1 пользователя и управлять всеми доменами с одного интерфейса. Кроме почты, в экосистему входят инфраструктура рабочего стола сотрудника с календарем, дисками, учетными записями, чатами и многими другими приложениями, необходимыми современному бизнесу. 

Один из клиентов, который давно находится на нашем IT-обслуживании комплексного тарифа Premium, обратился к нам с задачей организации единого почтового сервера и централизации почтовых доменов.

Проблемы сторонних почтовых сервисов

Компания, в штате которой насчитывается 150 сотрудников, имела 6 почтовых доменов на нескольких сервисах: Google Workspace и виртуальном офисе Яндекс 360. Домены создавались постепенно в течение нескольких лет. Например, когда была возможность бесплатно развернуть работу на Google Workspace, компания создала корпоративный аккаунт на 50 пользователей. Затем Google ограничил возможность добавлять новых пользователей бесплатно, а все новые аккаунты стали платными. Из-за этого клиент развернул новые домены на бесплатном Яндекс 360 – это еще более 60 пользователей. А когда возникла потребность включить новых сотрудников в общую работу компанию, пришлось оформлять платную подписку на новом домене Google Workspace для еще 18 сотрудников.

В итоге, 150 человек компании работали на 6 различных доменах в нескольких сторонних почтовых сервисах и аккаунтах. Это привело к:

Полной децентрализации почтовой структуры и невозможности гибкого управления. Компания имела домены вида example.ru, example2013.ru, example2019.ru, exampleks.ru. У каждого пользователя были свои логины и пароли для каждого сервиса, аккаунта и почты. Добавление новых пользователей и удаление старых проходило с большим трудом – с каждым таким обращением приходилось работать индивидуально, искать учетную запись уволенного сотрудника в нужном сервисе и удалять ее. Для новых приходилось вручную создавать учётки.

Затруднениям в работе сотрудников компании. Чтобы отправить письмо, приходилось держать в уме, на каком домене работает сотрудник – example.ru или example2019.ru. Если человек работал в двух сервисах – в Google и Яндексе – приходилось держать на контроле сразу несколько почт. И отправлять письма тоже с нужной почты.

Ограниченным и разрозненным функциям. При регистрации в различных сервисах и аккаунтах, клиент закладывал различные их функции. Например, на Яндекс 360 работала только почта без файлового облачного хранилища. На платном аккаунте Google Workspace кроме почты были также настроены индивидуальные дисковые пространства для пользователей. А на бесплатном Google Workspace – вдобавок были файловые шары для совместной работы сотрудников. Понятно, что те сотрудники, которые работали только в Яндексе, были лишены возможности совместности работы со своими коллегами и собственного хранилища и по этой причине им создавали второй дополнительный частный аккаунт в Google. Это приводило к большим неудобствам работы компании.

Безопасность. Одно дело, когда в одном сервисе на одном аккаунте работают 5 человек. Настраивать такой почтовый сервис просто, как и следить за его безопасностью. Другое дело, когда 150 человек работают в двух сервисах на нескольких аккаунтах. А в условиях санкционной политики нигде не знаешь, что будешь завтра. Поэтому вопрос безопасности и стабильности работа такого большого штата сотрудников встает на первое место.

Платный Google Workspace. Эта проблема обозначилась уже в процессе реализации проекта. Google объявил, что с 1 июня 2022 года все аккаунты, созданные в Workspace, становятся платными. В том числе, старые, которые до настоящего момента остаются бесплатными (правда, без возможности добавления новых сотрудников). Средняя стоимость подписки на 1 пользователя – $18 в месяц. На бесплатном Google Workspace у нашего клиента работали 50 человек, что обходилось бы компании $900 ежемесячно только для этой полсотни человек.

Все эти проблемы и привели клиента к понимаю, что требуется более совершенное, гибкое и автономное решение в области работы с почтой. С этой задачей они и обратились к нам.

Первое решение – почтовый *nix-сервер  

Конечно, основным решением стала организация собственного корпоративного почтового сервера внутри компании. Это позволило бы развернуть все домены внутри компании, уйти от зависимости сторонних сервисов и создать единую прозрачную почтовую структуру. Оставалось только определиться, каким будет этот сервер.

В целях экономии средств заказчика, было принято решение попробовать развернуть почтовый сервер на бесплатном *nix. На сервер устанавливается какая-либо операционная система из nix-системы: Ubuntu, Centos или аналогичная. На ОС ставится почтовый сервис Zimbra, а также систему для совместной работы Zextras, в которое также включены чат, конференции и совместная работа с документами и таблицами на базе Libre Office. Кроме оплаты аппаратной составляющей (сам «железный» сервер), пришлось бы только заплатить за лицензии системы Zextras.

Однако, чтобы развернуть почтовый сервер на *nix-системе, потребовались очень глубокие и узкоспециализированные знания. Таких специалистов в России немного. Специалист должен был не только спроектировать и настроить такой сервер, но и обслуживать его: добавлять и удалять пользователей, заводить учетные записи, настраивать спам-фильтры. А главная проблема почтового сервера на *nix – спам. Причем, в обе стороны: как входящие, так и исходящие письма могут массово попадать в спам. То есть, письма сотрудников клиента банально могли не доходить до адресата. Еще один минус почтового nix-сервера – низкая безопасность. Кроме этого, знания об архитектуре почтового сервера были бы только у одного человека – только он бы знал, как построен и как работает сервер.

С учетом этих факторов:

• возможность массового попадания исходящих писем в спам-фильтры

• низкая безопасность

• зависимость от одного специалиста

было принято решение не устанавливать почтовый nix-сервер. Клиенту был предложен второй вариант. 

Второе решение – почтовый сервер на базе Synology

Наша компания давно работает с технологичными решениями производителя сетевого оборудования, серверов и NAS-хранилищ Synology. У компании есть решение Mail Server – специализированная аппаратная часть с ПО для настройки и создания почтового сервера. По умолчанию, в работу включены Synology Drive (дисковое хранилище, аналог Google Drive) и Synology Office (совместная работа с документами и таблицами). У клиента уже был установлен сервер Synology, на котором мы в тестовом режиме развернули почтовую структуру на 5 бесплатных пользователей. Компания оценила этот вариант.

Сравнение цен Google Workspace и почтового сервера Synology. В итоге, компании требовалось централизовать почтовые домены и улучшить работу для 150 пользователей. И Google Workspace, и почтовый сервер Synology подходили для этого. Несмотря на все преимущества Google Workspace (почта, календарь, конференции, чаты, документы, таблицы), он обходился дороже – $2 700 в месяц на 150 человек каждый месяц. За год – $32 400.

Стоимость почтового сервера Synology вместе с лицензиями на 70 человек (лицензии приобретаются один раз на всю жизнь по стоимости ₽ 113 000* за 20 пользователей) составила около $9 717. Это разовый платеж, которые не требует продления лицензий. Таким образом, разовая закупка и настройка почтового сервера и оформление комплектов лицензий окупается менее чем за год.

Сравнение возможностей Google Workspace и почтового сервера Synology. С возможностями Google в области виртуального офиса многие из вас уже знакомы. А какие возможности дает автономный почтовый сервер Synology? И есть ли у него преимущества перед Google? Они есть. Особенно они заметны для средних и крупных компаний со своей доменной структурой и большим количеством пользователей.

* все указанные цены в рублях ₽ актуальны на 01.02.2022

Чтобы вам было проще сравнить их, мы подготовили таблицу:

Исходя из таблицы, работа на почтовом сервере Synology обладает равными или даже большими возможностями, чем в Google Workspace. Сервер можно интегрировать в доменную структуру компании, благодаря чему появится возможность создавать единые учетные записи. Пользователь сможет заходить в почту или документы под тем же логином-паролем, под которыми заходит в компьютер. А для того, чтобы создать нового пользователя, достаточно это сделать в одном месте – пользователь сразу получит доступ во все нужные сервисы и ко всем нужным файлам. Аналогично и с уволенными сотрудниками – удалить пользователя можно в одном месте, чтобы он потерял доступ во все сервисы и ко всем документам.

Кроме этого, лицензия Synology распространяется на доменную учетную запись, а не на пользователя, как в Google. Следовательно, на одного сотрудника можно создавать неограниченное количество почтовых ящиков. На Google, как известно, один пользователь = одному почтовому ящику.

В связи со всем этим, наличие собственного почтового сервера Synology выглядит выгоднее, эффективней и дешевле, чем работа в виртуальном офисе Google. Не говоря уже про безопасность, централизацию и гибкость управления.

Реализация проекта

После согласования деталей проекта, мы приступили к реализации. Мы подобрали оптимальное «железо» под задачи клиента: сервер (NAS) Synology на Xeon D-1527 с 4 ядрами и 8 Гб оперативной памяти. Дополнительно мы закупили две планки на 16 Гб, а также 12 Тб жестких дисков и 2 Тб SSD. За средний расчет мы взяли 200 Гб дискового хранилища на одного пользователя. Также был приобретен комплект лицензий Synology на 65 сотрудников для реализации первого этапа перехода.

В первую очередь, мы перенесли на новый сервер аккаунты с Яндекс 360, где пользователи работали только на почте. Нашим специалистам требовалось перенести объемную корреспонденцию – от 1 Гб до 300 Гб на одного пользователя. Сегодня все 64 пользователя сервиса уже работают на новом почтовом сервере.

В настоящее время осуществляется «переезд» из платного Google Workspace, где работают 18 человек. Перенос осложняется наличием индивидуальных дисковых хранилищ пользователей и общих файлов для совместной работы. На последнем этапе мы развернем на почтовом сервере работу 50 сотрудников, которые работают на бесплатном Google Workspace. Здесь, кроме почтовых ящиков, у пользователей есть общие папки с которыми работают многие сотрудники.

Перенос столько значительной информации требует много времени. Но мы планируем завершить проект уже в ближайшее время.

По итогам реализации проекта клиент получит эффективную, прозрачную, удобную и гибкую почтовую инфраструктуру, которую отличает:

• Наличие всех почтовых доменов на одном сервере

• Гибкость, удобство и централизация управления

• Возможность создания неограниченного количества почтовых ящиков на 1 пользователя

• Интеграция с доменной структурой

• Более низкая стоимость реализации по сравнению с регулярной абонентской платой

• Высокий уровень безопасности

Планируете обновить, модернизировать или приобрести новый сервер? Вам требуется настройка или выделение ролей сервера? Теряетесь среди многообразия «железа»? Не можете грамотно спроектировать будущую серверную архитектуру? Обращайтесь, и мы подберем лучшее решение для вас и внедрим его!

Другие реализованные проекты:

• Корректная работа серверов для ресторанов Subway
• Устранение беспорядка в серверной комнат
• Настройка серверов – когда верная диагностика решает проблемы
• Увеличение дискового пространства и модернизация серверов для нашего клиента
• Сервер обновлений WSUS для нашего клиента