Как экономить на IT и с помощью IT
Каждый месяц владельцу бизнеса приходится оплачивать множество счетов. И IT-расходы в этих растратах занимают далеко не последнее место. Оплата интернет-трафика и телефонной связи, 1С, различных сервисов и приложений, облачного хранилища и резервирования, модернизация компьютеров и серверов, приобретение новых рабочих станций, оплата услуг системных администраторов или IT-аутсорсинговых компаний – все это ложится тяжелым бременем на бюджет.
Вспомните, когда последний раз ваш сисадмин или аутсорсер предлагали вам сэкономить на IT? И было ли такое? Если не было, то, возможно, стоить пересмотреть отношение к этим людям. Им-то, как раз, и выгодно, когда бизнес вкладывает больше средств в IT.
Мы же, являясь IT-аутсорсинговой компанией, предлагаем вам несколько проверенных способов, как снизить расходы на информационные технологии. Причем они не требуют каких-то лишних вложений – достаточно потратить немного времени, и сэкономить сразу 10-50 тысяч рублей ежемесячно. Зачем мы это делаем? Мы выступаем против лишних растрат в ситуации, когда за меньшие деньги можно получить более качественные услуги.
Руководитель нашей компании ZSC Василий Лапий знакомит вас со способами экономии на IT и с помощью IT:
– Сразу хочется отметить, что сэкономить на IT много не получится. Вы, как и любая компания, используете определенные сервисы: интернет, телефонию, хостинги для веб-сайтов, сервера. И отказаться от какого-то сервиса будет означать подрыв бизнес-процессов. Однако сэкономить с помощью IT, продолжая ими пользоваться, вполне можно. В этом сегменте возможности безграничны – это и оптимизация затрат, и автоматизация, и сокращение объема труда ваших сотрудников. На чем же можно сэкономить с помощью IT?
Интернет-провайдер
Смените тариф. Наверняка, вы давным-давно пользуетесь интернетом у себя в офисе или компании. Чтобы понять, как сэкономить в этой ситуации, достаточно связаться со своим провайдером и запросить сетку тарифов. Скорей всего, вы давно не обновляли тариф, а с каждым годом у интернет-провайдеров тарифы уменьшаются по стоимости и увеличиваются по скорости. И если вы не выиграете от цены, то выиграете от скорости.
Смените провайдера. Как еще сэкономить на провайдере? Запросите аналогичные предложения у альтернативного провайдера, который находится в здании. Если такого нет, то найдите компанию, которая занимается IT рядом с вами, или обратитесь к нам, и мы подберем вам такого провайдера. Просто, вы не всегда можете знать, что такой поставщик существует, а может быть не все провайдеры официально представлены в вашем здании.
Например, в Зеленограде, в котором мы в основном работаем, есть здания, где работает только один провайдер, и другим вход запрещен. Это приводит к монополизации локального рынка и росту цен на интернет-услуги. Как решается эта проблема? Клиент обращается к нам, и мы находим специального провайдера, который осуществляет установку радиоканалов. С соседних зданий или со своих вышек он «прокладывает» радиомосты. Это также надежно, как и проводной интернет: мы подключаем радиомосты к нашей автоматизированной системе мониторинга, у них такая же доступность, скорость и возможность использования всех видов трафика (например, голосового и видео). Задержек и проблем с интернетом у вас не будет.
Если подобрать такого альтернативного провайдера, то можно сэкономить сразу в 2-3 раза по сравнению с ценами монополиста.
Телефония
Телефония бывает офисной и мобильной.
Как сэкономить расходы на офисную телефонию? Вначале узнайте, сколько вы платите денег за телефонные звонки. Обычно мы вообще не знаем, сколько нам обходится тот или иной номер. Определитесь со своими расходами – запросите биллинг и информацию у ваших операторов о затратах по вашему офисному телефону за последние 3 месяца.
Если вы не тратите значительных средств на каждый номер, у вас отсутствуют междугородние и международные звонки, нет продолжительных и сомнительных звонков – скорей всего, много сэкономить не получится, ведь вы и так расходуете мало. Цены у операторов примерно одинаковые.
Но если у вас большое количество общих звонков, хотя бы 10-20 часов междугородних звонков, за которые вы платите оператору, необходимо расширить свою офисную АТС. Поставьте, например, SIP-аккаунт от Sipnet или другого оператора, и пусть ваш специалист по АТС перенаправит звонки. Если такого специалиста у вас нет, можете обратиться IT-компанию или к нам, и мы настроим вам роуминг-звонки и тарификацию. Например, когда ваши сотрудники совершают междугородние или международные звонки, они автоматически будут направляться через SIP-телефонию, что обойдется дешевле. Вы будите получать преимущества по стоимости звонка в 2-3 разапо сравнению с обычным телефоном и городским номером. А звонки по Москве и области без проблем будут осуществляться по более выгодному городскому номеру.
При этом, когда вы будите совершать исходящие звонки с SIP-телефонии, ваш контрагент будет видеть ваш основной номер, что очень удобно.
Как сэкономить расходы на мобильную телефонию? Как и с офисной телефонией, вначале собираем статистику. Если у вас корпоративный тариф, скачиваем биллинг своих сотрудников, смотрим статистику звонков. Существуют сервисы и приложения, куда можно загрузить эту статистику, они проанализируют их и предложат наиболее оптимальный для вас тариф. Причем, это не обязательно тот оператор, с которым вы работаете сегодня.
Таким образом, на корпоративном тарифе на 20-30 абонентов можно сэкономить порядка 20 тысяч рублей. Но нужно учитывать не только выгоду, но и покрытие связи. Например, Tele2 не даст вам возможность воспользоваться отличной связью на всей территории России (если у вас выездные и командировочные сотрудники) – у этого оператора есть проблемы с покрытием. Но если ваш персонал пользуется мобильными в Москве и Подмосковье, и анализатор предложит вам Tele2, он вполне подойдет.
Как еще можно сократить расходы на телефонию? Посмотрите распечатки ваших сотрудников. Например, у вас работают 10 менеджеров и каждый из них совершает примерно одинаковую работу. Посмотрите, кто и сколько тратит. Обычно в этой ситуации достаточно несколько телефонных звонков и пары вопросов в стиле: «Почему у тебя в 2 раза больше потрачено денег, чем у коллеги или в 3 раза больше звонков?».
Хостинг и аренда серверов
Выбираем новый хостинг. В этом направлении разбег, конечно, небольшой. Кое-что зависит от того, где располагается ваш сайт. Хотя разница между хостингами небольшая, но сэкономить можно и здесь. Хостинг в российских хостинг-центрах стоит порядка 500 рублей в месяц. Если же вы «переедите» в Европу, будите платить на 100-200 рублей меньше. Это небольшие деньги.
Выбираем европейские Дата-центры. А вот где действительно можно сэкономить, так это на удаленных серверах. В этом сегменте российские и европейские/американские ЦОДы сильно различаются. Если у вас есть арендованный сервер в России, и по законодательству у вас нет жестких требований по хранению информации именно на этом сервере, мы настоятельно рекомендуем вам «переехать» в один из европейских хостингов, удаленных серверов или площадок. По своей структуре и уровню безопасности они ничем не отличаются от российских, но обычно являются более надежными, да и уровень обслуживания там выше. При переезде с российского на европейский удаленный сервер можно сэкономить в 2 раза.
Как осуществить переезд? Мы делаем это бесшовно – наши клиенты, которые воспользовались этой услугой, вообще не ощущают переезда. За счет определенных методологий, мы выгружаем «контейнер» с вашей информацией из прежнего удаленного сервера и загружаем его на новый, проведя предварительную работу. Это делается быстро, за счет чего клиенты даже не видят разницу, и продолжают свою работу без задержек. Сразу после этого клиенты начинают экономить.
Офисная техника
В этом сегменте поговорим про такое направление, как принтеры и МФУ. Обычно этот вопрос особо не рассматривается, но даже при печати документов можно сэкономить расходы. И мы знаем, как.
Конечно, если у вас небольшая компания, если вы не занимаетесь типографскими или дизайнерскими услугами, если редко печатаете, то этот способ экономии вам не подойдет. Но если в вашей компании работают 20 и более человек, стоит всевозможная офисная техника, принтеры, сканеры, МФУ, то вам это будет интересно.
Мы собрали аналитику для наших клиентов, которые печатают до 100-200 тысяч листов в месяц, сравнили различные единицы техники, сопоставили возможности устройств по печати А4 и А3 черно-белая и цветная, и собрали матрицу, которая определяет, какая техника какому клиенту подойдет больше всего.
Как мы действовали? Мы знаем примерное количество листов, которые клиент печатает в месяц и в год. Учли капитальные вложения на приобретение техники и операционные расходы на ее содержание: бумага и картриджи. Также определили производителей оборудования. На рынке работают несколько брендов, которые выпускают периферийную технику. Для офисов обычно покупают принтеры и МФУ брендов Canon, HP и Kyocera.
И теперь, когда клиенты обращаются к нам с вопросами: «Какой принтер нам купить?», или «Как нам оптимизировать расходы на печать?», мы знаем, что им ответить, отталкиваясь от реальной статистики и аналитики. Предварительно клиент должен рассказать, для чего ему нужна техника и сколько он планирует печатать. Мы собираем эти данные, анализируем и подбираем устройства. При таком подходе окупаемость принтера или МФУ составит 1,5 года, а стоимость отпечатков будет оптимальной.
Например, маленькой компании, которая планирует печатать мало, не нужно покупать дорогой принтер стоимостью 100, 200 или 300 тысяч рублей – он себя не окупит никогда, даже если стоимость отпечатка будет в 4-5 раз ниже, чем у дешевого принтера. А такое тоже бывает. Например, мы сравнивали HP и Canon для печати цветных А3 производительностью 50-100 тысяч копий в месяц. У Canon получился значительный выигрыш за счет более низкой стоимости оригинальных картриджей. Цена отпечатка у Canon была в 3-4 раза ниже, чем у HP: первый отпечаток стоил 5 рублей, а второй – 2 рубля. И это хороший показатель.
Поэтому выбирайте оптимальное решение с точки зрения оргтехники, проведите быстрый анализ, сколько вы печатаете, сколько вам будет стоить отпечаток. Если для вас это сложно, можете обратиться к нам, и мы предложим наиболее оптимальный вариант для вашей компании.
Теперь вы разобрались, как можно сэкономить с помощью IT, не отказываясь от IT. Это небольшие лайфхаки, которые не требуют серьезных капитальных вложений, а требуют немного времени и заинтересованности. В «копилке знаний» нашей компании ZSC таких лайфхаков – десятки и сотни. Обращайтесь – и вместе с нами вы начнете экономить на своих IT-расходах!
