Новый проект – масштабный подбор и логистика оборудования
Нашей IT-аутсорсинговой компанией ZSC был реализован достаточно необычный для нас проект – подбор и логистика большого количества оборудования в максимально сжатые сроки.
Реализацией проекта занималась профессиональная команда нашего подразделения в статусе юридического лица ООО «РЕШЕНИЕ». Как и другие наши проекты этой категории, он начался с нестандартной истории, большого количества правил и нюансов, а в результате требовалось единственно верное РЕШЕНИЕ. Благодаря большому опыту работы и управленческим решениям, грамотной координации и знанию рынка товаров и услуг, нам удалось в считанные дни совершить подбор, закупку, логистику и передачу заказчику большого числа IT-оборудования.
Реализацией проекта мы занимались совместно с крупнейшим российским производителем и поставщиком тентового оборудования, нашим постоянным партнером и заказчиком компанией «Родер». Организация выступила генеральным подрядчиком создания в Сочи крупной быстровозводимой конструкции для компании «Спорт Юг» в рамках подготовки к проведению Чемпионата мира 2018 FIFA в России. В задачу нашей компании ZSC по заказу «Родера» вошли подбор, поиск альтернативных вариантов, комплектование, логистика и передача заказчику несколько сотен единиц IT-оборудования и комплектующих, объединенных в 200 различных позиций.
Подбор оборудования
Руководитель и менеджер проекта, ZSC Роман Зайцев:
– Наша компания нередко занимается подбором и закупкой IT-оборудования для реализации собственных проектов. Отличительными особенностями этого нового проекта стало, во-первых – особенности финансирования, во-вторых – крайне сжатые сроки, в-третьих – необходимость быстрого подбора и согласования с заказчиком альтернативных вариантов оборудования. За, казалось бы, простой задачей по закупке и транспортировке оборудования согласно спецификации стояла большая и напряженная работа.
На реализацию проекта отводились считанные дни – в самое ближайшее время необходимо было начинать его монтаж в центре «Спорт Юга». При подборе оборудования мы столкнулись с четырьмя проблемами, которые пришлось оперативно решать:
1. Объем закупок. Нам предстояло подобрать и скомплектовать более 200 позиций самых разных товаров: от программного обеспечения и шурупов до видеосерверов и активных сабвуферов. В заказ вошли пять категорий: система видеонаблюдения, система охраны, акустика, мебель и программное обеспечение. Количество продукции сложно оценить из-за его разнообразия. Но, например, только в систему видеонаблюдения вошло более 50 видов единиц оборудования, несколько тысяч метров кабелей и труб, несколько тысяч креплений, комплектующие. А в акустику – порядка 40 единиц различного оборудования, бесчисленное множество кабелей, разъемов, креплений, коробок, кабель-каналов. Поиск такого количества оборудования потребовал серьезных усилий. В итоге, наши специалисты потратили на это всего 4 рабочих дня.
2. Альтернативные варианты. Так как спецификация оборудования составлялась и утверждалась ранее, в момент нашего включения в проект у некоторых поставщиков изменились наличие и цены. Некоторого оборудования просто не было на российском рынке. Нашей команде пришлось экстренно подбирать новых поставщиков и предлагать альтернативные варианты. В этой ситуации выручило наше знание рынка IT, что в полной мере соответствует спецификации ZSC. Мы сумели быстро найти и согласовать недостающее оборудование, подключив, в том числе, собственных клиентов. Например, Wi-Fi-устройства, выбранные заказчиком, оказались слабо представлены на российском рынке. Их поставки пришлось бы ждать непозволительно долго. Мы сумели быстро подобрать альтернативное оборудование и предложить его заказчику для замены. А при закупке акустического оборудования у поставщика не оказались в наличии некоторые нужные устройства. В этой ситуации нас выручил наш постоянный клиент на ИТ обслуживании – он оперативно подобрал альтернативу и предложил ее вместе с техописанием. Одновременно с этим кропотливым процессом мы производили массовый подбор и закупку имеющегося на рынке оборудования.
3. Сжатые сроки. Осуществить поставки необходимо было в кратчайшие сроки. Сложности добавляло то, что приходилось работать между выходными днями – реализация проекта пришлась на майские праздники. Около половины оборудования удалось подобрать до первых майских праздников, еще около 40% – до вторых выходных. В итоге, на подбор оборудования нам потребовалось порядка 4 рабочих дней.
4. Финансирование. Реализация проекта не предполагала финансирование заказчиком первого этапа. Поэтому первые закупки оборудования приходилось осуществлять за счет собственных средств компании – генподрядчика «Родер». Финансирование проекта начиналось только после первых поставок оборудования заказчику. Именно поэтому необходимо было форсировать подбор и логистику оборудования – с чем мы успешно справились. В некоторых случаях нам удалось договориться с поставщиками оборудования на продажу товара на особых условиях через авансирование. Здесь сыграл наш опыт, умение общаться с продавцами, объемы закупок и репутация – это позволило сэкономить средства нашего непосредственного заказчика.
Логистика оборудования
Руководитель проекта, специалист ZSC Роман Зайцев:
– Когда мы осуществляли логистику, то придерживались трех главных принципов: оптимизация, эффективность и временные затраты. Для каждой отдельной позиции товара мы формировали индивидуальную «маршрутную карту» в зависимости от срочности поставки данного оборудования.
Для осуществления логистики мы применили гибридную схему с разными каналами доставки:
– «горячая доставка» от поставщика – если товар необходимо было доставить максимально быстро;
– стандартная доставка от поставщика – если не было необходимости доставить оборудование в сжатые сроки;
– автоперевозки нашего заказчика «Родер» – если удавалось скомплектовать товар на складе и не было необходимости его срочной доставки, оборудование перевозилось автомобилями заказчика.
Благодаря применению гибридной схемы, нам удалось, во-первых, доставить все необходимое оборудование согласно графику, во-вторых, экономить средства заказчика, в-третьих – обеспечить четкую организацию и координацию схемы логистики.
Управление логистикой
Руководитель проекта, специалист ZSC Роман Зайцев:
– Чтобы обеспечить быструю логистику оборудования, мы применили управление, и фактически «вели» товар от момента закупки до конечной передачи ее заказчику. На месте в Сочи работал сотрудник нашей компании-заказчика, который принимал оборудование и сразу передавал его.
Нам необходимо было организовать четкий и прозрачный процесс передачи товара таким образом, чтобы наш сотрудник, который его принимает, мог получить оборудование, сверить его с накладной и сразу отдать заказчику. Для этого при формировании товара на складе он сразу упаковывался в паллеты. К ним прикреплялись накладные. Сотруднику на месте приема оставалось только посчитать паллеты и передать их по актам. Этот процесс был упрощен и сокращен до предела.
Преимущества подбора и логистики оборудования от ZSC
Руководитель компании ZSC Василий Лапий:
– Этот проект стал действительно новым для нашей компании ZSC. Ранее мы не занимались целенаправленной закупкой и логистикой столько большого числа оборудования. Но мы накопили большой опыт в самых разных сферах, чтобы реализовывать такие проекты настолько же успешно, как и другие, более привычные для нас. Команда профессиональных специалистов, собранных в ООО «РЕШЕНИЕ», способна эффективно воплощать самые разные задачи бизнеса, разрабатывать проекты, проводить их реализацию и управлять процессами. Поэтому сегодня мы можем представить нашу новую услугу «Подбор и логистика оборудования». Если у вас большие сроки и стандартное оборудование, мы можем быть полезны в подборе аналогов по более интересным ценам. А в случае если у вас «горит» проект, нужно иметь специальные компетенции и поработать 24 на 7, мы будем вам очень полезны, попробуйте!
Главные преимущества компании ZSC при реализации проектов «Подбор и логистика оборудования» и бизнес-проблемы, которые мы способны решать:
– Если у вас есть заказ с определенными ценами – мы предложим вам найти оборудование дешевле, подобрать аналоги с более низкими ценами и равной функциональностью, и доставить его в те же сроки.
– Если вам необходимо обеспечить логистику – мы предложим вам доставку оборудования от единого подрядчика одной поставкой, мы сможем скомплектовать товар единой посылкой и отправить вам – это позволит сэкономить и упростить логистику.
– Если вам необходимо осуществить управление логистикой – мы сможем отследить весь процесс подбора, комплектации, логистики и передачи оборудования, скоординировать и организовать его, подготовить и передать всю необходимую документацию, бухгалтерски и технически выверенную.
– Если вам необходимо сократить сроки подбора и логистики – мы предложим вам несколько вариантов доставки оборудования, определим необходимые сроки отправки различного товара и организуем этот процесс.
