Экономьте с нами: оптимизация телефонии для нашего клиента
IT – это не только расходы на всевозможные сервисы и системы, интернет и телефонию, аутсорсинговое обслуживание и зарплату системного администратора, лицензии и подписки. С помощью IT можно экономить, не отказываясь от необходимых сервисов и не теряя качество предоставления услуг. Главное – знать как. И мы знаем, как поднять уровень вашей IT-инфраструктуры и оптимизировать расходы.
Как снизить расходы на корпоративную телефонию
Рассмотрим на примере одного из наших клиентов, как можно путем модернизации офисной АТС снизить расходы на корпоративную телефонию.
Проблема
Клиенту, который выбрал в нашей компании тариф абонентского обслуживания Premium, потребовался IT-переезд в новый офис в соседнем здании. В старом офисе сотрудники компании делали и принимали звонки через устаревшую аналоговую АТС с помощью VOIP-шлюза. Телефонную станцию обслуживали два оператора: первый обеспечивал цифровую SIP-телефонию через шлюз, второй – аналоговый сигнал посредством аналоговых проводов.
В предыдущие годы наши специалисты уже занимались корпоративной телефонией клиента. Например, чтобы оптимизировать расходы, мы ранее исключили половину аналоговых номеров (из 10 осталось 5). Кроме этого, оставался 1 SIP-номер. Но сегодня этого было уже недостаточно.
Задача
Было принято решение переезжать в новый офис с новой телефонией. Для внедрения была выбрана цифровая виртуальная АТС, которая позволит не только снизить расходы на разговоры, но и вывести корпоративную телефонию на новый уровень.
Согласование
Как правило, сроки реализации проекта зависят не от технической составляющей, а от согласований, уточнений, запросов, ожидания ответов, описания ТЗ и других элементов бюрократии.
Чтобы определиться с поставщиком услуг, мы направили запросы обоим операторам в поисках наиболее выгодного предложения. Первый оператор нас не устроил – он не предоставлял доступа к настройкам АТС, и в случае нештатных ситуаций или при необходимости внесения изменений, пришлось бы решать их через техподдержку оператора. Это бы сильно затягивало сроки решения вопросов. Но у этого оператора был главный телефонный номер клиента, от которого отказаться было нельзя. Поэтому взаимодействие с данным оператором мы продолжаем.
В итоге, основная телефонная сеть была построена через второго оператора. После составления коммерческого предложения, у него был выбран мини-тариф на 5 пользователей для офиса. Оператор предоставил нам доступ к виртуальной АТС. Усилиями наших специалистов АТС была настроена нужным образом. С помощью синтезатора речи мы записали голосование приветствие (автоответчик). Чтобы сэкономить средства заказчика, мы отказались от профессиональной записи приветствия.
Решение
IT-переезд клиента в новый офис «под ключ» осуществляли также наши специалисты. Мы согласовали планировку, провели монтаж и настройку оборудования, подготовили новые рабочие места, нашли провайдера.
Для реализации проекта телефонии мы закупили цифровые беспроводные SIP-телефоны Panasonic DECT. Затем подключили их и настроили. С этого времени клиент получил новую современную оптимизированную цифровую SIP-телефонию. Однако на этом мы не остановились.
Мы предложили клиенту перевести с аналоговой на виртуальную АТС также и его производство. Это бы обеспечивало единую телефонную сеть среди всех сотрудников компании. Главный минус аналоговой АТС – в случае подключения нового сотрудника приходится тянуть отдельную линию. А виртуальная АТС работает через слаботочку, которая и без телефонии проложена к каждому рабочему месту. Чтобы избежать этих проблем, мы и предложили полный «переезд» на цифровую АТС. Клиенту эта идея понравилась и он согласился.
Сегодня этот проект находится в процессе реализации. Вместе с клиентом и оператором мы согласовали коммерческое предложение, выбрали подходящий пакет, определили список сотрудников, а также число входящих и исходящих линий. Было решено оставить 2 основных номера, которые подключены к АТС – это позволит избавиться от остальных номеров и существенно сэкономить на ежемесячных расходах на телефонию.
Теперь необходимо, чтобы оператор расширил АТС клиента для подключения новых абонентов и увеличения линий. После этого останется провести дополнительную настройку телефонной станции, а также установить и подключить телефонные трубки на рабочих местах сотрудников.
Итого
По результатам реализации проекта к виртуальной АТС будет подключено 35 абонентов клиента: 4 – в офисе, 30 – на производстве, 1 – в филиале в другом городе. Мы выбрали 20 входящих-исходящих линий, что позволит одновременно осуществлять до 20 соединений. Для оптимизации тарифной сетки мы подобрали «ассорти»: некоторое количество городских, мобильных, междугородних звонков.
Виртуальная АТС получила и расширенный функционал: модуль статистики и запись разговоров на 90 дней.
После того, как новый проект будет окончательно реализован, мы постепенно будем отказываться от старого «багажа»: оборудования, номеров, операторов. У нас получится создать новые голосовые приветствия, чтобы абонент точно понимал, на какую кнопку ему нужно нажать, чтобы связаться с отделом или сотрудником. Будет создана сетка внутренних номеров среди сотрудников.
Экономия
Если переводить этот проект в денежный эквивалент, то ежемесячно клиент будет экономить несколько тысяч рублей на звонки. Для этого мы подобрали выгодные тарифы. Кроме этого, сама АТС будет определять, с какого номера идет звонок, и переводить его в автоматическом режиме на нужный тариф. Например, если идет городской звонок, станция переводит его на более дешевый «городской» тариф.
Кроме этого, клиент будет экономить на аренде телефонных номеров. От прежних 6 номеров останется всего 2.
Но успех проекта определяется не только деньгами. Виртуальная АТС открывает большие возможности: распределение звонков, гибкая сетка тарифов, перевод вызова, аудиоконференции, продолжение разговора с другого устройства, история и запись звонков, статистика, интеграция с различными сервисами и многие другие.
Новая виртуальная АТС улучшит и работу компании. Четкая сетка внутренних номеров позволит быстро вызвать нужного сотрудника, а голосовое меню обеспечит быструю навигацию абонента. Теперь подключить нового сотрудника можно быстро: достаточно подключить телефон к Ethernet-розетке, а мы проведем быструю удаленную донастройку АТС.
Виртуальная АТС способна вывести корпоративную телефонию клиента на новый уровень и снизить его расходы по сравнению с прошлой аналоговой АТС.
